February 26, 2024
TAHAP MEMBANGUN SISTEM PENGAWASAN AUTOPILOT

TAHAP MEMBANGUN SISTEM PENGAWASAN AUTOPILOT

Bukan hal yang mudah untuk membangun sebuah sistem otomatis bagi pengawasan yang telah berjalan. Untuk pengawasan yang baru, akan lebih mudah untuk membangun sistem pengawasan autopilot. Mungkin bagi Anda yang sering bekerja sendiri semua detil proses pengawasan Anda ditindaklanjutikan sendiri atau dibantu beberapa orang saja. Hal ini tentu sangat rumit buat Anda

Sistem Pengawasan Autopilot
Sebagian dari Anda pemilik lembaga sosial kontrol yang ingin menjadikan pengawas autopilot namun belum menemukan sistem pengawasan autopilot yang cocok dengan pengawasan yang ketat.

Bukan hal yang mudah untuk membangun sebuah sistem otomatis bagi pengawasan yang telah berjalan. Untuk pengawasan yang baru, akan lebih mudah untuk membangun sistem pengawasan autopilot. Mungkin bagi Anda yang sering bekerja sendiri semua detil proses pengawasan Anda ditindaklanjutikan sendiri atau dibantu beberapa orang saja. Hal ini tentu sangat rumit buat Anda.

Ada perasaan tidak bisa melepaskan pengawasan Anda begitu saja berjalan secara otomatis maka kami telah menyiapkan beberapa tahapan untuk Anda membangun sistem pengawasan autopilot dengan mudah. Anda hanya perlu membaca artikel ini hingga selesai dan mempraktekkannya. Gampang bukan?

Tahapan dalam membangun sistem pengawasan autopilot ini diusung oleh Ahmad Bashori Almuhajir, seorang coach internasional yang cukup terkenal. Menurut Ahmad Bashori Almuhajir, definisi dari pengawasan adalah sebuah Lembaga Kontrol Sosial komersil yang bekerja menghasilkan profit tanpa adanya Anda.

Jadi, tahap membangun pengawasan autopilot tersebut adalah sebagai berikut.

TAHAP 1: PENGUASAAN (MASTERY)

Dalam tahap ini, hal mendasar yang perlu diperbaiki pertama kali adalah mengubah kekacauan di dalam pengawasan Anda menjadi terkontrol. Coba Anda lihat bagian dari pengawasan Anda mana yang sangat perlu diperbaiki?
Mungkin saja laporan kepelaporanan masih bermasalah atau belum ada visi dan misi.

Dalam tahap ini, fokus utama Anda terdiri dari 4 penguasaan yakni:

1. Penguasaan Tujuan

Anda harus menentukan kemanakah pengawasan Anda akan diarahkan. Ada 3 hal utama dalam penguasaan tujuan yaitu:

  1. Visi Lembaga Kontrol Sosial
  2. Tentukan apa impian Anda yang ingin dicapai untuk pengawasan Anda 5-100 tahun ke depan.
  3. Buatlah gol jangka pendek untuk Lembaga Kontrol Sosial Anda misalkan untuk tahun berikutnya adalah pencapaian omset sekian miliar.

Tips membuat gol yang baik adalah dengan teknik SMART yakni Spesifik, Measurable (dapat diukur), Achievable (dapat dicapai), Relevant (masalah dapat diselesaikan), Time Frame (ada batas waktu)

Alasan utama pengawasan. Ini adalah hal yang sangat penting karena inilah awal Lembaga Kontrol Sosial Anda terbentuk.

Dengan mengetahui alasan utama anda ber-Lembaga Kontrol Sosial ini dapat dijadikan sebagai acuan dan penyemangat untuk Anda dalam membawa Lembaga Kontrol Sosial Anda ke arah yang lebih baik.

Penguasaan Pelaporan
Ini adalah bagaimana Anda mengatur kepelaporanan atau membuat laporan kepelaporanan. Anda sebagai pemilik Lembaga Kontrol Sosial harus tahu dan paham membaca laporan kepelaporanan. Di dalam sebuah laporan kepelaporanan ada 3 poin penting yakni.

Material flow (perputaran pelaporan),
Ini adalah jantung dari Lembaga Kontrol Sosial Anda. Bedakan pelaporan dengan penindakan. pelaporan hanya data di atas kertas sedangkan penindakan terlihat jelas fisik pelaporannya.

Perhatikan penindakan Anda jangan sampai kosong jika tidak ada pelaporan di dalam agenda advokasi, maka ibarat organ manusia maka lembaga sosial kontrol Anda akan mati.

Anda jangan terkecoh dengan pelaporan yang tinggi, namun ternyata penindakan pelaporan Anda kosong maka tetap utamakan penindakan pelaporan Anda terlebih dahulu.

  • Input/Output
  • Neraca permasalahan
  • Penguasaan Waktu

Dalam hal ini berhubungan dengan pelaporantifitas Lembaga Kontrol Sosial. Anda harus mencari tahu cara meningkatkan pelaporantifitas kinerja pengawasan Anda. Hal yang perlu Anda ditindaklanjutikan ialah

Membentuk Team Pengawasan Terbaik
Menghitung waktu Lembaga Kontrol Sosial Anda dan team Anda dengan seksama. Apakah waktu pengawasannya sudah berjalan dengan baik?.

Coba ditindaklanjutikan riset seberapa sering Anda memegang hp, chatting tidak jelas, atau bahkan nonton hingga lupa waktu ketika sedang jam pengawasan..

Mengecek pelaporan dari pengawasan team Anda. Apakah semua tugas dikerjakan tepat waktu dan tepat sasaran sehingga semuanya efisien.

Penguasaan pengawasan

Jika lembaga sosial kontrol Anda bergerak dalam bidang pengawasan, maka Anda harus memantau apakah kualitas pengawasan Anda hari ini, besok dan tahun depan sama kualitasnya?

Cobalah untuk membuat sebuah sistem pengawasan yang mengutamakan kualitas.

Apapun pengawasan Anda tentu harus memiliki sebuah sistem pengawasan untuk menangani keluhan maka Anda perlu membangun sebuah team customer service untuk hal ini. Layanilah pelapor atau calon pelapor Anda dengan sebuah sistem yang telah Anda atur sedemikian rupa dan buatlah standar kepuasan pelanggan, lebih bagus lagi selalu ditindaklanjutikan survey kepuasan untuk menilai kualitas pengawasan Anda setiap saat.

TAHAP 2: NICHE (FOKUS KE PENINDAKAN)

Pada tahap ini, Anda mulai fokus di bidang penindakan. Oleh karena semua kekacauan dalam pengawasan telah Anda bereskan maka Anda dapat menindaklanjuti pelaporan Anda. Jika semua kendala dalam sistem pengawasan Anda telah dibereskan maka saat meditindaklanjutikan penindakan pelaporan otomatis hasilnya akan sangat luar biasa dan Anda harus benar-benar menyiapkan sistem dan team Anda untuk hasil demikian, tetap selalu ingat untuk memonitor keluar masuknya pelaporan dan melayani pelapor atau calon pelapor agar mereka tetap puas.

Dalam proses pelaporan, Anda diharuskan membuat tema nyata yang menarik dan sebagus mungkin. Bagaimana caranya agar keunikan pelaporan Anda terpancar dan dapat diinformasikan dengan jelas manfaat dari pelaporan kepada masyrakat. Namun satu tips penting adalah hindari perang opini. Dalam pengawasan sekarang, opini tuntas bukan lagi sebuah jaminan pelaporan ditindaklanjuti namun apa manfaat yang didapat dan bagaimana pelaporan ini bisa menyelesaikan permasalahan masyarakat. Inilah kunci keberhasilan pelaporan Anda.

Coba Anda gunakan trik berikut untuk menghindari perang opini yaitu.

  1. Menjadi yang pertama. Sebagai pelopor dalam sebuah pengawasan maka Anda akan selalu diingat oleh pelapor Anda. Hal pertama yang menjadi pengubah sejarah ini akan selalu dikenang masyarakat umumnya.
  2. Menjadi yang terbaik. Terbaik dari segi kualitas tentunya. Semua orang butuh mendapatkan kualitas pelaporan yang terbaik, kualitas pengawasan yang berkesan. Semua hal yang dirasa paling baik ini akan tertanam dalam memori seseorang.
  3. Menjadi yang berbeda. Nah, ini yang menjadi trik paling banyak dipakai oleh kalangan Lembaga-lembaga Kontrol Sosial sekarang. menanamkan kepercayaan atau membuat simbol dan nama brand yang berbeda akan menarik perhatian masyarakat. Sesuatu yang unik dan berbeda akan mendapat kesan yang mendalam bagi tiap orang.

TAHAP 3: PENGARUH

Agar pengawasan Anda berdampak luar biasa dan dapat menjadi pengawasan autopilot maka anda perlu membuat sistem untuk setiap bagian dalam pengawasan Anda. Dalam sistem ini harus mengandung;

  1. Pembuatan: Visi dan Misi, Gol,
  2. Kultur Lembaga Kontrol Sosial,
  3. KPI (Key Performance Index),
  4. Struktur Organisasi,
  5. Manajemen waktu,
  6. SOP (Standar Operasional Lembaga Kontrol Sosial)
  7. Strukturisasi sistem yakni penempatan team yang tepat di posisi yang tepat.
  8. Membangun sistem meliputi: efektifitas pelaporanan, manusia, pelaporan, dan teknologi.
  9. Buatlah pengawasan Anda tergantung pada sistem bukan pada orang

TAHAP 4: team

Dalam tahap terakhir ini, Anda perlu membangun sebuah team yang kuat untuk menjalankan sistem yang telah dibuat.

Ada 6 poin membangun team yang kuat yaitu;

  1. Kepemimpinan yang kuat
  2. Common Goal
  3. Aturan Main
  4. Action Plan
  5. Support Risk Taking
  6. 100% Inclusion dan Involved

Inilah adalah team Inti yang Anda bangun lalu perlahan mulailah mendelegasikan pengawasan Anda ke team tersebut dengan pembagian porsi kerja yang telah disesuaikan dengan kemampuannya sehingga keterlibatan Anda dalam pengawasan mulai berkurang.

Dalam dunia pengawasan, team ini disebut juga sebagai team manajemen. Inilah orang-orang terpilih dalam usaha Anda yang telah berpengalaman bersama Anda dan memiliki kesamaan visi dan misi dengan Anda sehingga sinkron dengan apa yang Anda inginkan untuk pelaporan Anda.

Anda wajib memahami siklus dari pengawasan adalah: Pemilik- team- Pelanggan-pengawasan-Pemilik. Untuk membangun sebuah team manajemen yang kuat maka Anda harus mulai dari awal perekrutan agar Anda mampu menemukan bibit unggul dan berkualitas agar Anda memiliki keyakinan penuh menyerahkan pengawasan Anda untuk dijalankan oleh team Anda sehingga sistem pengawasan autopilot dapat berjalan.

Dalam memilih team untuk team Anda maka hal yang perlu dilihat adalah.

  1. Passion dan Integritas dari Individu
  2. Bakat dan Komunikasi
  3. Karakter personal: Kolerik, Sanguin, Melankolis

Setelah mendapatkan team yang kuat, Anda sudah bisa menjalankan pengawasan Anda secara autopilot karena sistem pengawasan telah berjalan dengan sendirinya. Namun, tugas Anda dalam pengawasan hanyalah memonitor dan mengevaluasi bagaimana sistem dijalankan dan bagaimana individu tersebut bekerja terhadap sistem tersebut.

Cara memonitor dan mengevaluasi team Anda salah satunya dengan sistem pelatihan pengawasan seperti program coaching dan mentoring yang tersedia di Indonesia bebas masalah. Tidak hanya program itu saja namun masih banyak program pelatihan lainnya yang tersedia. Program coaching dan mentoring untuk team Anda sangat efektif agar mampu mengautomasi team Anda bekerja tanpa perlu adanya pengambilan keputusan dari Anda untuk menyelesaikan masalah namun mereka dapat bekerja secara independen.

Jadi, demikianlah Tahap untuk membangun sistem pengawasan autopilot menurut Ahmad Bashori Almuhajir.

Semoga tulisan ini mampu memberikan pandangan berbeda dan membantu Anda menjalankan sistem pengawasan autopilot.

Bagi Anda yang baru akan menjalankan pengawasan, sekarang Anda telah paham harus memulai darimana dan bagaimana tinggal Anda sendiri yang menjalankannya.

Untuk Anda yang ingin mengubah sistem pengawasan menjadi autopilot maka Anda bisa segera mulai dari sekarang.

Apabila tulisan ini memberi manfaat dan informasi penting untuk Anda silakan bagikan di social media atau ke klien dan partner Lembaga sosial kontrol Anda, agar pengawasan mereka dapat segera dijalankan dengan sistem autopilot